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Il est des outils qui peuvent révolutionner la façon dont on a toujours travaillé. A la recherche d’une solution pour synchroniser mes fichiers entre différents ordinateurs (et devant le temps perdu à débrancher et rebrancher mon disque externe), j’ai découvert Dropbox, un outil de synchronisation et de stockage de fichiers en ligne.

Cet outil est compatible avec les systèmes d’exploitation MacOS, Windows et GNU/Linux. Une interface web permet d’accéder à vos fichiers en ligne et un logiciel installé sur chacun des ordinateurs synchronise automatiquement les fichiers. Autant dire que le fonctionnement de base est on ne peut plus simple. Mais à bien y regarder, les nombreuses fonctionnalités de Dropbox en font bien plus qu’un simple outil de stockage de fichiers. Voici donc quelques utilisations originales, et surtout utiles de Dropbox, qui je l’espère vous aideront à simplifier votre travail au quotidien.

Envoyer des fichiers volumineux

Il est toujours assez problématique de faire parvenir un fichier volumineux par le biais du web. Des services web dédiés à cette tâche existent, mais cela nécessite quelques manipulations (connexion à une interface web, upload du fichier, etc.) qui peuvent devenir très fastidieuses. Avec Dropbox, la solution est simple. Un dossier appelé Public vous permet de mettre à disposition des fichiers à tout un chacun. Déposez simplement votre fichier dans ce dossier, faites un clic droit pour récupérer l’URL. Transmettez enfin cette URL à votre correspondant pour qu’il puisse télécharger le fichier. Sous Mac, cette manipulation est simplifiée par l’ajout d’une petite application : Droplet. Cette dernière se manifeste par une icône dans le Dock. Il suffit de déplacer le fichier sur l’icône et celui-ci est automatiquement envoyé dans le dossier Public et l’URL est copiée dans le Presse-papiers. Pratique, non ?

Gérer le versionning de vos fichiers

Une des fonctionnalités méconnues de Dropbox est sa capacité à versionner les fichiers. En vous connectant sur l’interface web de Dropbox, vous constaterez que chaque fichier possède son historique. Toutes les différentes versions de vos fichiers sont donc archivées. Ainsi, vous pouvez aisément récupérer une ancienne version d’un fichier ou suivre l’historique d’un fichier en particulier.
Partager des fichiers entre collaborateurs

Là aussi le fonctionnement est très simple. Dropbox offre la possibilité de partager des fichiers avec d’autres utilisateurs de Dropbox. Faites un clic droit sur le dossier que vous souhaitez partager puis cliquez sur Dropbox > Share. Vous serez ensuite redirigé vers l’interface web. A ce moment-là, entrez l’adresse email de l’utilisateur avec qui vous souhaitez partager votre dossier. Très pratique quand vous travaillez à distance avec des collaborateurs.

Créer un dossier de Scrapbooking

J’ai très vite adopté cette technique trouvée sur le blog CollyLogic. L’idée est d’utiliser le dossier Photos pour collecter des images, des photos, des captures d’écran, bref tout ce qui peut aider à trouver l’inspiration. Une fois connecté sur l’interface web, on obtient un aperçu en miniatures de toutes les images que l’on a collecté. Chaque dossier à ensuite son URL propre que l’on peut communiquer par exemple à des collègues en panne de créativité. Ultra rapide à mettre en place et surtout très facile à utiliser.

Utiliser Dropbox comme serveur web

J’ai découvert cette possibilité sur cet article. Même si je n’ai pas saisi toutes les subtilités de la configuration, l’objectif est de récréer un système de gestion de versions. Il faut pour cela deux comptes Dropbox :

• un compte pour le travail en local,
• un compte qui fera office de serveur web.

Un dossier partagé entre les deux comptes permettra de répercuter automatiquement les modifications faites en local sur le serveur. Enfin, le nom de domaine du site web pointera sur le dossier partagé du deuxième compte.

Cette liste n’est évidemment pas exhaustive, mais elle donne déjà une idée intéressante des possibilités de cette application. Pour ma part, Dropbox fait désormais entièrement partie de mon workflow. Que ce soit pour envoyer un document à un client ou synchroniser mes fichiers entre différents ordinateurs (MacOS et Ubuntu), Dropbox me sert quotidiennement et j’aurais maintenant bien du mal à m’en passer.