Une application de gestion de projets, mais pour quoi faire ?

Je travaille comme freelance depuis bientôt 1 an. Il m’arrive régulièrement de collaborer avec une amie graphiste/maquettiste pao et depuis quelques semaines, on a décidé de pousser plus loin notre collaboration et de proposer une offre commune (avec l’objectif à terme de créer une structure commune, type SARL).

Jusque-ici, nous avions l’habitude de travailler par email et par téléphone. Un dossier partagé sur Dropbox nous permettait de mettre en commun nos documents: cahier des charges, maquettes, fichiers psd, etc. Malgré tout, si ce système fonctionnait bien jusque-là, il y a un certain nombre d’actions qui nécessitaient un suivi plus sérieux: gestion des tâches à réaliser, évaluation du temps passé, archivage des discussions afin d’y revenir plus facilement, etc. Bref, il était temps de passer au stade supérieur: l’utilisation d’un véritable outil de gestion de projets.

Pourquoi n’ai-je pas retenu Collabtive?

Collabtive est une application de gestion de projets opensource. Ceux qui me connaissent savent que je participe activement à la communauté francophone de Collabtive: maintenance du fichier de langue français, traduction des articles du blog, participation au forum et mise à jour du canal Twitter francophone. C’est un outil que j’utilise parfois pour mon activité freelance et j’aime à croire qu’il deviendra un outil opensource reconnu dans les années à venir.

Malgré tout, Collabtive est encore en phase beta (comprendre, non utilisable en production). Les fonctionnalités principales sont bien présentes, mais il y a régulièrement des bugs qui entravent le bon fonctionnement de l’application. J’essaie de les rapporter dans la mesure du possible – et surtout de mon temps disponible – mais en attendant, je suis parfois bloqué dans l’utilisation de certains fonctionnalités. Dans le cadre d’une collaboration professionnelle, je ne pouvais donc pas me permettre ce genre de risque et il me fallait donc partir à la recherche d’un autre outil.

Le choix de Goplan

Il existe une multitude d’outils de gestion de projets, mais Goplan a très vite retenu mon attention, notamment de part sa simplicité d’utilisation et son prix accessible.

Simplicité et ergonomie

L’interface de Goplan est minimaliste au possible, tout en étant très ergonomique. L’ensemble est très bien pensé et on se retrouve donc très vite dans les menus. Prenez par exemple le tableau de bord de 5pm, il  donne une impression de surcharge visuelle et je trouve qu’il n’est pas évident d’identifier les différentes actions possibles. Au contraire, Goplan a pris le parti de la simplicité et seules les informations utiles sont disponibles.

Des fonctionnalités parfaitement étudiées

Derrière l’apparente simplicité se cache en fait une multitude de détails qui font de Goplan une application très complète et très puissante. Le nombre de fonctionnalités est probablement un cran en-dessous nombre d’applications concurrentes, mais chacune de ces fonctionnalités a fait l’objet de toutes les attentions.

Prenons par exemple la barre de statut. Elle permet d’ajouter un statut, de la manière que sur un service type Twitter ou Facebook. Si je suis en train de consulter une tâche à réaliser, celle-ci va légèrement changer de rôle et me permettre de démarrer le timetracker en précisant comme statut l’intitulé de la tâche en consultation. Pratique, non ?

Barre de statut et de timetracking

A l’usage, on constate finalement que Goplan propose différents niveaux de lisibilité: l’utilisateur occasionnel n’est pas noyé sous une tonne de fonctionnalités tandis que l’utilisateur chevronné peut apprendre à utiliser les raccourcis et détails cachés de l’interface. Un subtile équilibre que Goplan maîtrise parfaitement.

Un prix accessible

A 10$/mois, on a accès à la gestion de 15 projets et un espace de stockage de 10 Go. On peut également donner accès à 5 utilisateurs et 15 collaborateurs. Vu nos prévisions en terme d’organisation et d’intervention d’autres prestataires, l’offre Startup est tout à fait adaptée. Les offres supérieures restent à un prix tout à fait correct, ce qui permet d’envisager sereinement l’évolution de nos besoins.

Quelques manques bientôt corrigés

Pour le moment, il y a deux points sur lesquels Goplan pêche un peu, mais qui seront heureusement bientôt corrigés:

• Localisation en français: pas indispensable dans l’immédiat, mais bien pratique si d’autres collaborateurs sont amenés à utiliser le service,
• Gestion de droits utilisateurs: pour le moment, seuls trois rôles existent (administrateur, membre, collaborateur) avec des droits prédéfinis.

A chaque besoin son outil

Goplan ne répondra probablement pas à toutes les problématiques, notamment si vous souhaitez des fonctionnalités plus poussées comme une intégration avec des dépôts SVN ou Git, un wiki, une gestion poussée des droits utilisateurs, etc. En l’occurrence, des solutions comme activeCollab ou Assembla seront bien plus adaptées. Prenez le temps de bien faire l’inventaire de vos besoins, c’est indispensable afin d’identifier des solutions potentiellement adaptées.

Malgré tout, si vous cherchez une application de gestion de projets simple, facile à utiliser et à un prix accessible, je vous conseille vivement de jeter un oeil à Goplan.